Trin 2

Spørg jer selv "hvorfor?"

Spørg jer selv "hvorfor?"

Når I har oplysninger om andre, f.eks. medlemmer, beboere eller frivillige, skal I først og fremmest finde ud af, om I har en god grund til at have personoplysningerne.

Her kan foreningen med fordel spørge sig selv ”Hvorfor har vi oplysningerne?”. Hvis I kan besvare dette spørgsmål på en fornuftig måde, har I som udgangspunkt en god grund til at have oplysningerne. En god grund kan f.eks. være, at I har personoplysninger på et medlem, som har meldt sig ind i jeres forening eller en beboer, som er blevet valgt ind i bestyrelsen.

Lovlige grundlag

Selvom I har en god grund til at have oplysninger om andre, er det også nødvendigt, at I opfylder en eller flere betingelser i loven for at have oplysningerne. I må håndtere personoplysninger, hvis én af følgende betingelser er opfyldt:

  • I forfølger jeres gode grund, samtidig med at jeres brug af oplysningerne ikke medfører gener eller konsekvenser for den, som I håndterer oplysninger om
  • I har behov for personoplysninger, for at opfylde en aftale, som I har indgået med den, som I håndterer oplysninger om
  • I er forpligtet af en anden lovgivning til at håndtere oplysningerne
  • I har samtykke fra den, som I håndterer oplysninger om.

Foreningen skal altid vælge det lovlige grundlag, som passer bedst til den enkelte situation.

I nogle tilfælde vil det være foreningens aftale med eksempelvis et medlem, som udgør det lovlige grundlag. Det kan f.eks. være, hvis I har betalingsoplysninger om jeres medlemmer, fordi I skal opkræve kontingent. Det skyldes, at I skal bruge oplysningerne, for at kunne opfylde jeres aftale med medlemmet.

I mange andre tilfælde kan foreninger behandle personoplysninger, som er nødvendige i forlængelse af foreningens drift, fordi foreningen har en god grund til det, samtidig med at brugen af oplysningerne ikke medfører særlige gener eller konsekvenser for de personer, som foreningen håndterer oplysninger om.

Der skal derfor kun indhentes samtykke, hvis der ikke findes et andet lovligt grundlag. Det kan være i tilfælde af, at jeres behandling af oplysningerne medfører gener eller konsekvenser for den person, som I håndterer oplysninger om.

Er der tale om følsomme personoplysninger, som f.eks. er oplysninger om race, politisk overbevisning, religiøs overbevisning, helbredsoplysninger og seksuel orientering, gælder der som udgangspunkt et forbud mod at behandle oplysningerne. Der findes dog en række undtagelser til dette forbud, f.eks. vil en forening typisk kunne håndtere sådanne oplysninger, hvis det er nødvendigt for, at I kan fastlægge et retskrav, eller I har den pågældendes samtykke. Læs mere om, hvornår I må behandle personoplysninger. 

Husk

I skal i øvrigt altid være opmærksomme på, at I ikke må håndtere flere oplysninger end dem, I skal bruge.

Eksempler

Gå direkte til eksemplerne.

Stadig i tvivl?

Skriv eller ring til os. 

dt@datatilsynet.dk

33 19 32 00

Vil du have de 7 trin på print?

Hent en printvenlig version her

Eksempler

Her kan I se eksempler på gode grunde og lovlige grundlag til at håndtere personoplysninger for forskellige typer af foreninger. 

Oplysninger om frivillige og evt. ansatte

Hvis foreningen drives af frivillige og evt. ansatte, håndterer foreningen personoplysninger om disse personer. Det kunne som nævnt i trin 1: skab overblik være navn, adresse, telefonnummer, tillidsposter, billeder og evt. uddannelsesoplysninger. Disse personoplysninger kan I håndtere, fordi det enten er nødvendigt for foreningens drift, fordi det står i loven, at I skal, eller fordi det nødvendigt for, at I kan opfylde en ansættelseskontrakt.

En forening ønsker at lave en liste over de personer, der er frivillige i foreningen. Foreningen synes, det er en god ide, at de frivillige kan komme i kontakt med hinanden, så de f.eks. kan bytte vagter eller orientere hinanden om forskellige ting.

Da foreningen har en god grund til lave en liste over de frivilliges kontaktoplysninger, så de kan komme i kontakt med hinanden, udarbejder foreningen en sådan liste, som foreningen vil sende til de frivillige. Inden foreningen gør dette, giver foreningen dog de frivillige mulighed for at frabede sig, at deres kontaktoplysninger fremgår af listen.

Hvorfor håndterer I personoplysninger?

Der er en række oplysninger, som foreningen har lov til at behandle som led i driften af foreningen og på baggrund af lovkrav, f.eks. bogføringsloven. Det kunne som nævnt i trin 1: skab overblik være kontaktoplysninger på beboere, ventelister, referater fra generalforsamlinger og bestyrelsesmøder samt årsregnskaber.

Der er en række oplysninger, som ikke er nødvendige for foreningens daglige drift, men som foreningen alligevel kan have en god grund til at behandle, som f.eks. billeder fra foreningens arrangementer.

På bestyrelsesmødet gennemgår bestyrelsen i en boligforening en række punkter, herunder bl.a. en bekymringshenvendelse fra en beboer om en anden beboer, som bestyrelsen noterer i referatet. Fordi referatet indeholder oplysninger om en beboer, som ikke kan deles med de øvrige beboere, holder bestyrelsen det fulde referat internt i bestyrelsen. 

Da det er relevant for foreningens beboere at kunne orientere sig i de punkter, som har været behandlet på bestyrelsesmødet, og som berører alle beboerne, kan boligforeningen f.eks. godt lægge et referat, som er undtaget oplysninger om personsager, på en hjemmeside, som kun foreningens beboere har adgang til - eller fremsende et nyhedsbrev med de beslutninger, der vedrører alle.

Boligforeninger bør ikke lægge referater på en hjemmeside, som alle og enhver har adgang til.

Generalforsamlingsreferater skal i nogle situationer videregives f.eks. til mulige købere af en andelsbolig, og foreningen skal derfor under udarbejdelsen af referatet overveje, hvilke personoplysninger det er nødvendigt at medtage i referatet.

En boligforening vil gerne dele foreningens venteliste over de personer, som har skrevet sig op til en lejebolig, så de pågældende personer har mulighed for f.eks., at orientere sig nærmere om deres placering på ventelisten.

Lejeboligforeningen må gerne dele ventelisten med de personer, som har skrevet sig op på ventelisten. Hvis personer, som har skrevet sig op på ventelisten, har et medlemsnummer, bør dette fremgå i stedet for vedkommendes navn. Man er dog ikke forpligtet til at dele ventelisten i henhold til databeskyttelsesreglerne.

Hvis man står skrevet på venteliste til en bolig i en andelsboligforening, vil bestyrelsen have brug for kontaktoplysninger til de personer, der står på ventelisten. Disse kontaktoplysninger bør ikke videregives af bestyrelsen, og fremlæggelse af ventelister for generalforsamlingen bør kun ske med angivelse af navn og nummer på listen. Ventelisten må ikke offentliggøres. 

En beboer klager over sin overbo, som har holdt flere højlydte fester i strid med foreningens husorden. Bestyrelsen vil kontakte overboen vedrørende indholdet af klagen og undlader i den forbindelse at oplyse klagerens identitet, når bestyrelsen taler med overboen.

Efterfølgende ønsker overboen at få oplyst, hvem der har indgivet klagen, så overboen kan forsvare sig mod den indgivne klage.

Bestyrelsen skal altid overveje, om der er en god og saglig grund til ikke at oplyse om, hvem der har indgivet klagen. Disse overvejelser skal f.eks. indeholde risikoen for, at overboen vil chikanere den person, som har indgivet klagen, eller andre tilsvarende gode grunde. 

Er bestyrelsen i tvivl om, hvorvidt identiteten på den person, som har indgivet klagen, kan oplyses til overboen, kan bestyrelsen med fordel forinden forhøre sig ad hos klageren.

Datatilsynet har i 2023 truffet afgørelse i en sag, hvor en boligforening fik alvorlig kritik for at nægte en borger indsigt. Datatilsynet konkluderede ydermere, at boligforeningens beslutning om at undtage en række oplysninger om de klagende beboer i sagen kunne undtages fra retten til indsigt. Læs afgørelsen her. 

Bestyrelsen er bekymret for en enlig beboer, som i den senere tid har ændret sin adfærd. Beboeren efterlader store mængder skrald foran sin hoveddør, og der forekommer lugtgener fra lejligheden. Beboeren åbner ikke døren ved forsøg på kontakt, selvom beboeren er hjemme. 

Bestyrelsen må i et sådant tilfælde godt kontakte kommunen, da kontakten til kommunen skyldes, at bestyrelsen er bekymret for, at beboeren ikke kan tage vare på sig selv og sine egne interesser.

En grundejerforening ønsker at lave en liste over de grundejere, som er medlem af foreningen. Foreningen synes, det er en god ide, at grundejerne kan komme i kontakt med hinanden, så medlemmerne f.eks. kan orientere hinanden om vejarbejde. 

Grundejerforeningen må godt lave en liste over medlemmernes kontaktoplysninger f.eks. navn, adresse og telefonnummer, som foreningen opbevarer internt.

Hvorfor håndterer I personoplysninger?

Der er en række oplysninger, som foreningen har lov til at behandle som led i driften af foreningen. Det kunne som nævnt i trin 1: skab overblik være navn, adresse, telefonnummer, indmeldelsesdato samt betalingsoplysninger.

Der er en række oplysninger, som ikke er nødvendige for foreningens daglige drift, men som foreningen alligevel kan have en god grund til at behandle, som f.eks. billeder fra foreningens arrangementer.

En håndboldklub vil gerne tage billeder af et fællesspisningsarrangement, som klubben vil lægge på klubbens hjemmeside.

Foreningen oplyser i forbindelse med fremsendelsen af invitationen til arrangementet om, at der vil blive taget billeder, samt hvor man kan sætte sig, hvis man ikke ønsker at fremgå af billederne.

Håndboldklubben kan i dette tilfælde godt tage billeder og lægge dem på hjemmesiden, forudsat at der er tale om harmløse billeder, som ikke udstiller deltagerne.

Den efterfølgende weekend afholder håndboldklubben et stævne, og klubben tager mange billeder i løbet af dagen. Klubben vil gerne dele billeder fra stævnet på klubbens hjemmeside. Der er to billeder, hvor klubben vurderer, at personerne på billederne kan føle sig udstillet eller krænket, ved at klubben deler billederne. På det ene billede ses et barn i baggrunden med revnede shorts, og på et andet billede er et barn i gråd over at have tabt en kamp.

Håndboldklubben vil i dette tilfælde ikke kunne dele de pågældende billeder, da billederne ikke kan anses for harmløse.

Træneren i en ishockeyklub er under træning blevet ramt af en puck i hovedet og må forlade træningen for at tage på skadestuen. Træneren har fået hjernerystelse og bliver syet i panden med tre sting.

Lederen af ishockeyklubben må gerne gøre opmærksom på, at den pågældende episode har medført, at der i en periode vil være en afløser for træneren. Lederen må dog ikke, med mindre træneren har samtykket til det, oplyse om den helbredsmæssige grund til fraværet.

En kunstforening ønsker at tage billeder af to børn på et billedkunsthold, for at gøre opmærksom på foreningens nye billedkunsthold for børn mellem 12-14 år, så flere børn får lyst til at tilmelde sig holdet.

I dette tilfælde vil det som udgangspunkt kræve, at foreningen indhenter et samtykke fra de personer, som er på billederne.

Foreningen skal i dette tilfælde overveje, om børnene er modne nok til selv at kunne afgive et samtykke, eller om der skal indhentes et samtykke fra den forældremyndighedsindehaver, som har kontakten med foreningen. Hvis kunstforeningen vurderer, at et eller flere af børnene selv er tilstrækkelig moden, kan samtykket indhentes fra barnet selv.

En idrætsforening, som har et U10-fodboldhold, ønsker at lave en liste med kontaktoplysninger på holdets spillere og forældre, så de internt kan arrangere kørsel, når der er kamp på udebane.

Foreningen må godt lave en liste over spillerne og forældrenes kontaktoplysninger - f.eks. navn og telefonnummer, som foreningen opbevarer internt, således at det alene er spillerne og deres forældre på det pågældende hold, der kan tilgå listen.

Et bestyrelsesmedlem, som skulle have deltaget i et kommende bestyrelsesmøde, er blevet indlagt med blindtarmsbetændelse og er derfor ikke tilstede ved mødet. Bestyrelsen noterer i referatet, at det pågældende bestyrelsesmedlem er blevet syg, men beskriver ikke årsagen. Bestyrelsen behandler derfor ikke følsomme oplysninger.

Fordi referatet er relevant for foreningens medlemmer, kan foreningen godt lægge referatet på en hjemmeside, som kun foreningens medlemmer har adgang til. Foreningen bør imidlertid ikke lægge referatet på en hjemmeside, som alle og enhver har adgang til.

Foreningen bør altid sikre, at referatet ikke indeholder personoplysninger, som ikke bør deles med foreningens medlemmer. 

Hvorfor håndterer I personoplysninger?

Der er en række oplysninger, som foreningen har lov til at behandle som led i driften af foreningen. Det kunne som nævnt i trin 1: skab overblik være navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer.

Der er en række oplysninger, som ikke er nødvendige for foreningens daglige drift, men som foreningen alligevel kan have en god grund til at behandle, som f.eks. billeder fra foreningens arrangementer. 

Nonprofitorganisationen ”Unge i sorg” arrangerer ugentlige møder for sårbare unge, som har mistet et nært familiemedlem. Organisationen vil gerne tage billeder til møderne og lægge dem på organisationens hjemmeside.

Organisationen vil i dette tilfælde ikke kunne tage billederne og lægge dem på organisations hjemmeside, da der er tale om personer i en svær situation, som kan føle sig udstillede. Det er også tvivlsomt, om de unge kan overskue konsekvenserne af at give samtykke.

En anden nonprofitorganisation, ”Madglæde”, afholder månedlige sammenkomster, hvor pensionister kan deltage for at styrke netværket blandt denne gruppe i lokalområdet. Organisationen ønsker at tage billeder af en af sammenkomsterne og lægge dem på organisationens hjemmeside.

Organisationen kan i dette tilfælde godt tage billeder og lægge dem på hjemmesiden, fordi der er tale om harmløse billeder, som ikke udstiller deltagerne, som fremgår af billederne.

Organisationen kan med fordel i forbindelse med fremsendelsen af invitationen til arrangementet oplyse om, at der vil blive taget billeder til det kommende arrangement, samt hvor man kan sætte sig, hvis man ikke ønsker at fremgå af billederne.

Nonprofitorganisationen ”Tryg i nattelivet” består af frivillige, som bruger deres weekender på at skabe tryghed i nattelivet for unge mennesker. Organisationen mangler frivillige i de mindre byer, og ønsker derfor at tage billeder af tre frivillige på deres vagt, som organisationen vil bruge til at gøre opmærksom på sig selv.

Organisationen må godt anvende billeder til at gøre opmærksom på organisationens tilbud, hvis organisationen indhenter et samtykke fra de personer, som er på billederne.

Tilbage til forrige trin

Gå til trin 1

Tilbage til start?

Gå til hovedmenu

Klar til næste trin?

Gå til trin 3