Selvom ingen personer har rettet henvendelse med et ønske om sletning, skal I stadig helt generelt overveje, hvor længe I opbevarer oplysninger. Hvis en person retter henvendelse om sletning, skal I tage stilling til, om hensynet til den, som retter henvendelse, vejer tungere end hensynet til at opbevare.
I skal slette personoplysninger, når foreningen ikke længere har behov for at have personoplysningerne. Det betyder, at personoplysningerne skal slettes, når det ikke længere er nødvendigt at håndtere oplysningerne for at opfylde den gode grund (se trin 2: Spørg dig selv hvorfor).
Hvis det følger af andre regler, at I skal gemme personoplysninger, hvilket f.eks. er tilfældet i bogføringsloven, skal I ikke slette personoplysningerne, så længe I er forpligtet til at opbevare oplysningerne. Bogføringsloven siger nemlig, at visse foreninger skal opbevare regnskabsmateriale i fem år beregnet fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.
Hvis foreningen ikke er forpligtiget til at gemme personoplysninger i henhold til anden lovgivning, er det databeskyttelsesreglerne, der bestemmer, hvor længe oplysningerne må opbevares. I sådanne tilfælde kan det være vanskeligt at fastsætte en præcis opbevaringsperiode, da beskyttelsesreglerne ikke angiver faste tidsgrænser for opbevaring af personoplysninger.
I ved bedst, hvornår det er nødvendigt at slette
Når databeskyttelsesreglerne ikke specifikt angiver, hvor længe foreningen må håndtere personoplysninger, skyldes det, at det er foreningen, der bedst kan vurdere, hvor længe foreningen har brug for personoplysningerne.
Det betyder, at I har et vist råderum til at vurdere, hvor længe det er nødvendigt for jer at opbevare personoplysninger, for at opfylde formålet/formålene. I praksis kan I som forening spørge jer selv, ”hvorfor har vi stadig brug for oplysningerne?”. Så længe I kan besvare dette spørgsmål på en fornuftig måde, kan foreningen opbevare personoplysningerne.
Så længe I har rutiner, der sikrer, at I løbende sletter personoplysninger, har I ikke pligt til løbende at gennemgå samtlige dokumenter mv. for at overveje, om enkeltstående oplysninger er nødvendige at gemme (se trin 5: Sørg for at have gode procedurer).
At det er foreningen, der bedst kan vurdere, hvor længe I har brug for personoplysningerne, indebærer derfor også, at I som forening i langt de fleste tilfælde ikke skal være nervøse for, at Datatilsynet vil være uenig i en slettefrist, I har fastsat.