En kunde trækker sit samtykke tilbage
En kunde henvender sig, da hun ønsker at blive frameldt markedsføring fra din virksomhed. Da kunden nu har trukket sit samtykke til markedsføring tilbage, sletter du kundens kontaktoplysninger fra din liste over modtagere af din virksomheds nyhedsbrev, da du ikke længere har lov til at behandle oplysningerne. Det samme gælder for al anden markedsføring, f.eks. udsendelse af sms-beskeder.
En ansat siger op
Din ansatte har fratrådt sin stilling. Under ansættelsen har du f.eks. behandlet oplysninger om din ansattes adresse, telefonnummer, e-mail, uddannelsesoplysninger, lønforhold og personnummer. Du skal derfor nu overveje, hvor længe du fortsat skal gemme oplysningerne. Hvis du vurderer, at der er et administrativt behov for at gemme oplysningerne, f.eks. for at fastlægge et eventuelt senere retskrav eller, hvis den ansatte har været udsat for en arbejdsulykke, hvor oplysningerne kan være nødvendige for at fastlægge et eventuelt erstatningskrav, vil du lovligt kunne opbevare oplysningerne, indtil behovet ikke længere er til stede.
Hvis der ikke er et administrativt behov for at gemme oplysningerne, skal du inden for en rimelig periode slette oplysningerne, dette kan f.eks. være efter ½-1 år.
Forpligtet af anden lovgivning til at gemme
Vær dog opmærksom på, at du kan være forpligtet til at gemme oplysninger i længere tid, hvis dette følger af andre regler, f.eks. bogføringsloven. Hvis det er tilfældet, må du ikke slette oplysningerne, så længe forpligtelsen efter anden lovgivning gælder.
Oplysninger om kundeforhold
Når en kunde i en længere periode, f.eks. 2 år, ikke har købt noget hos din virksomhed, skal du slette de oplysninger om dine kunder, som du ligger inde med. Det kan f.eks. være kontaktoplysninger og købshistorik. Du skal være opmærksom på ikke at slette oplysninger, som du er forpligtet til at opbevare på grund af andre regler, f.eks. reglerne i bogføringsloven. Du er heller ikke forpligtet til at slette oplysningerne, hvis der verserer en tvist mellem dig og en kunde om et køb, som den pågældende foretaget. I disse tilfælde kan du opbevare oplysningerne lige så længe, tvisten verserer.
Det er dog vigtigt, at du er opmærksom på, at de ovenfor nævnte 2 år kun er vejledende. Hvor lang tid det er nødvendigt at have oplysninger om kunder kan nemlig variere alt efter din virksomheds karakter, herunder hvad du sælger. Det vigtigste er, at du er opmærksom på, at du får slettet oplysninger om dine kunder, når du ikke længere har brug for dem.